Delegowanie – zadanie dla menedżera

Autor: 

Adrianna Zbińska

Trener i praktyk. Ma na swoim koncie wiele publikacji branżowych poświęconych zagadnieniom pracy menedżera i trenera. Prezes Zarządu Agencji SEDNO. Współtwórczyni EMS - Elektronicznego Menedżera Szkoleń oraz platformy badawczej SPOT. Specjalizuje się w szkoleniach menedżerskich, handlowych i trenerskich.

Delegowanie polega na przekazaniu określonym pracownikom w zespole zadań, a wraz z nimi odpowiedzialności i uprawnień pozwalających na ich prawidłową realizację.  Jednak wraz z przekazaniem do wykonania obowiązków pracownikom, kierownik nie traci odpowiedzialności za końcowy rezultat. Dochodzi do podziału odpowiedzialności między kierownika i podwładnego tzw. podwójna odpowiedzialność. Sposób podziału odpowiedzialności między kierownika - delegującego, a pracownika przyjmującego zadanie rozkłada się w następujący sposób:

Bardzo ważnym elementem delegowania jest  sprawdzenie rezultatów. Może okazać się, że zlecone zadanie wykonane zostanie błędnie i brakuje czasu na jego poprawę, a tym bardziej powtórne wykonanie. Aby do tego nie dopuścić należy monitorować osobę, której zlecono zadanie, co pozwoli na bieżąco korygować ewentualne błędy, dawać sugestie, itd. Dlatego delegowanie nie powinno wiązać się tylko z formalnym wyznaczaniem zadań i oceną rezultatów, wiąże się również z zapewnieniem pracownikom wparcia i opieki, które naprowadzą ich na drogę osiągnięcia celu.

Jak delegować zadania?

• Delegować należy przede wszystkim zadania rutynowe, powtarzalne, przygotowawcze, a także specjalistyczne. Nie powinno się przekazywać pracownikom zadań strategicznych, o dużym znaczeniu dla firmy.
• Obowiązki powinny być przekazywane w taki sposób, aby wszyscy członkowie zespołu wiedzieli, komu, jakie zadania i w jakim zakresie zostały powierzone. Ważne w delegowaniu zadań jest:

• Ponadto delegowanie uprawnień powinno wiązać się z zapewnieniem pracownikom oparcia i opieki, które naprowadzą ich na drogę prostego osiągnięcia celu, a nie tylko z formalnym wyznaczaniem zadań i chłodną oceną rezultatów.
• Delegowanie zadań pracownikom ma  wiele zalet. Skutecznie delegujący obowiązki menedżer jest odciążony od wykonywania działań rutynowych i powtarzalnych, a z drugiej strony, dzięki nowym zadaniom, pracownicy w zespole wzbogacają pracę oraz podnoszą swoje umiejętności.

Rozmowa delegująca zadanie mogłaby wyglądać w następujący sposób:

1. Podkreślenie kompetencji pracownika do realizacji zleconego zadania
2. Podanie korzyści z wykonania zleconego zadania
3. Podanie parametrów zadania: wyjaśnienie celu zadania i podanie czasu realizacji zadania
4. Upewnienie się, że pracownik dobrze zrozumiał nasze intencje
5. Jeśli przewiduje się nagrodę za realizację zadania również powinno się ją zapowiedzieć.

Bariery delegowania

Delegowanie zadań mimo wielu korzyści napotyka jednak na szereg barier i przeszkód. Menedżerom zwłaszcza tym o krótszym stażu wydaje się, że wszystkie zadania, które otrzymali od przełożonych powinni wykonać samodzielnie.  Bariery delegowania można podzielić na dwie grupy:

1. Związane z kierownikiem, które mogą wynikać z:

• Niedostatecznych umiejętności menedżerskich
• Niechęci menedżera do delegowania zadań
• Preferowania autokratycznego stylu kierowania
• Poczucia zagrożenia - obawą przed utratą władzy w zespole.

2. Związane z pracownikami, które mogą wynikać z:

• Niechęci do podejmowania przez nich dodatkowych obowiązków
• Strachem przed odpowiedzialnością czy możliwością porażki.

Podsumowanie

Wykonywanie zadań tylko przez menedżera grozi demotywacją zespołu oraz przepracowaniem menedżera. Kto inny jak nie szef zna wiedzę i umiejętności swoich pracowników? Dlatego może a nawet powinien delegować część zadań na podwładnych. Większość pracowników jest zdolna do radzenia sobie z trudniejszymi sprawami, niż przypuszczają ich przełożeni.

Źródło:

1. J. Szczupaczyński : „Anatomia zarządzania organizacją",
2. Henryk Bieniok i zespół, Metody sprawnego zarządzania. Planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrola., Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa 2001,

Szkolenia z tej samej kategorii:

Negocjacje zakupowe - poziom podstawowy

Data i miejsce: 29.05.2012 - 30.05.2012, Wrocław

Cena: 1190 zł

Planowane

Planowanie strategii rozwoju pracowników

Data i miejsce: 04.06.2012 - 05.06.2012, Legnica

Cena: 1590 zł

Planowane

Projektowanie i wdrażanie systemów motywowania

Data i miejsce: 04.06.2012, Zielona Góra

Cena: 790 zł

Planowane

Obsługa Klienta w środowisku międzykulturowym

Data i miejsce: 12.06.2012, Bydgoszcz

Cena: 790 zł

Planowane

Wszystkie szkolenia z kategorii tego artykułu

Artykuły z tej samej kategorii:

Rekrutacja do zespołu handlowców. Część II.

Najistotniejszą kwestią w dalszych etapach zatrudnienia handlowca jest wyeliminowanie tych potencjalnych kandydatów do pracy, którzy nie spełniają wymagań stawianych w procesie rekrutacji i selekcji.

Wynikiem rekrutacji jest lista potencjalnych kandydatów do pracy. Jednak droga do faktycznego zatrudnienia wymarzonego handlowca jest jeszcze daleka. Należy zastosować takie metody selekcji, aby wybrać tych najlepszych i do tego spełniających kryteria określone w profilu osobowym. Jednak każdy ze sposobów ma swoje wady i zalety. Co więcej, nie ma jedynego uniwersalnego, według którego można wprost wywnioskować, że dana osoba nadaje się na konkretne stanowisko lub nie.

Czytaj cały...

Rekrutacja do zespołu handlowców. Część I.

Budowanie zespołu handlowców, szczególnie w sprzedaży bezpośredniej, to naprawdę nie lada sztuka. Menedżerowie rozliczani z wyników sprzedaży są niejednokrotnie tak zdesperowani, że popełniają zasadnicze błędy.

Czytaj cały...

Wszystkie artykuły z tej kategorii

Szkolenia autora tego artykułu:

Profesjonalna obsługa klienta

Data i miejsce: 2012-09-24, Poznań

Cena: 1590 zł

Planowane

Profesjonalna obsługa klienta

Data i miejsce: 2012-06-11, Opole

Cena: 1590 zł

Planowane

Wszystkie szkolenia prowadzone przez autora