Nowoczesna asystentka - PR wchodzi do sekretariatu
Autor:
Trener i wykładowca. Specjalizuje się w prowadzeniu szkoleń z zakresu public relations, psychologii zarządzania, zarządzania zasobami ludzkimi oraz profesjonalnej obsługi sekretariatu.
Rola asystentki w przeciągu ostatnich lat zmieniła się diametralnie. Z sekretarki, do której obowiązków należało parzenie kawy, odbieranie telefonów i znoszenie humorów szefa przeistoczyła się w nowoczesną asystentkę często pełniącą funkcję doradcy i partnera, biorącą udział w projektowaniu kluczowych działań z punktu widzenia firmy. Stanowisko to obecnie wymaga dużej samodzielności, odpowiedzialności i otwartości na nowe wyzwania.
Z prowadzonych wśród tej grupy zawodowej obserwacji wynika, że coraz częściej do zadań asystentki prócz wykonywania bieżących poleceń przełożonego i obsługi klientów, należy między innymi przekazywanie informacji do działów firmy, opieka merytoryczna nad stroną internetową, przygotowywanie materiałów prasowych prezentujących firmę wobec otoczenia czy organizacja imprez promocyjnych. Dlatego można już dziś śmiało powiedzieć, że PR dużymi krokami wchodzi do sekretariatu. Znajomość choć elementarnej wiedzy z zakresu public relations staje się zatem dla asystentek koniecznością.
Firmowe centrum informacji
Sekretariat jest często określany mianem „firmowego centrum informacji” - tutaj docierają zarówno klienci, kontrahenci jak i pracownicy. To miejsce kluczowe z punktu widzenia wizerunku firmy. Dlatego najważniejszym aspektem „asystenckiego PR” jest koordynacja komunikacji wewnętrznej oraz zewnętrznej firmy. Przydatne w tym wypadku będą zdolności z zakresu autoprezentacji, asertywności i obsługi klienta, a także umiejętność kreatywnego rozwiązywania problemów.
Między młotem a kowadłem...
Kontakty z pracownikami należą chyba do najtrudniejszych. Wiele asystentek boryka się zapewne z problemem skutecznego przekazywania poleceń i informacji od szefa pracownikom. Ważne jest, aby zrobić to skutecznie i stanowczo, a jednocześnie nie stawiać siebie w roli strony i nie wyrażać swojego zdania w sprawie. Należy być jedynie posłańcem, który bez zbędnych emocji będzie potrafił przekazać zarówno te dobre jak i złe komunikaty.
Również przekazanie informacji zwrotnej do szefa może być nie lada wyzwaniem. Należy na pewno pamiętać, że pracownik, który usłyszał niekorzystną dla siebie informację mógł odpowiedzieć pod wpływem stresu. Dlatego nie zawsze warto przekazywać szefowi usłyszaną odpowiedź od razu. Dobrze jest dać pracownikowi chwilę do namysłu. Czasami warto też ton w jakim wypowiadał się pracownik zachować tylko do własnej wiadomości. Ważna jest również umiejętność odpowiedniego dobrania środków przekazu informacji, tak by komunikaty docierały do pracowników na czas i były dla nich zrozumiałe.
Selekcja i systematyzacja
Podstawą, na której opiera się praca nowoczesnej asystentki jest nie tylko perfekcyjna wiedza na temat firmy i jej przyszłych planów, ale także umiejętność wyselekcjonowania odpowiednich informacji - tych, które w danej sytuacji należy lub nie należy zakomunikować. Często asystentka musi zdać się na własną intuicję i niemalże „czytać w myślach” szefa, który często nie ma czasu na samodzielne przygotowanie komunikatu czy bezpośrednie rozmowy z kontrahentami czy pracownikami. Ważny jest w tej kwestii pełen profesjonalizm i taktowność. Kluczowa w takich wypadkach jest sprawność w prowadzeniu tzw. research’u czyli poszukiwaniu oraz redagowaniu poprawnych merytorycznie i ciekawych wizualnie materiałów. Dodatkowym atutem jest na pewno biegłość w obsłudze programów edytorskich i kreujących prezentacje.
Oprócz tego do firmy dociera różnymi kanałami szereg informacji. Zadaniem asystentki w tej kwestii jest ich selekcja i klasyfikacja według użyteczności. Ważne jest w tym przypadku dokładność i systematyczność ponieważ przeoczenie lub niedopatrzenie może doprowadzić do powstania konfliktów lub nawet strat materialnych firmy. Każda asystentka powinna zatem używać wszelkich dostępnych narzędzi ułatwiających zarządzanie czasem i organizację pracy.
Budowanie wizerunku firmy
Jak zwykle ważne jest pierwsze wrażenie. Nie zapominajmy jednak, że kreowanie wizerunku to proces długofalowy. Niełatwo jest zbudować profesjonalną i przyjazną pozycję firmy. Łatwo natomiast taką pozycję stracić przez jedno stawiające nas w niekorzystnym świetle wydarzenie. Klient, kontrahent czy pracownik przekraczający próg sekretariatu, miejsce gdzie najczęściej ma pierwszy kontakt z firmą, zawsze powinien kojarzyć z profesjonalną i miłą obsługą. Warto również pamiętać, jak wielkie znaczenie dla firmy ma jej obecność w mediach, zarówno elektronicznych, jak i tych których przedstawiciele docierają do biura. Od jakości dostarczonych im informacji – w postaci komunikatów prasowych, wypowiedzi na forach, czy artykułów w portalach, zależeć będzie wizerunek całej organizacji.
Jak widać praca asystentki nie należy do łatwych. Obejmuje bowiem szereg różnorodnych zadań, którym musi ona stawić czoła. Wprawdzie charakter pracy i zakres obowiązków każdej asystentki jest trochę inny ze względu na rodzaj branży firmy w której pracuje. Istnieje jednak pewna podstawowa wiedza, którą osoba pracująca na tym stanowisku powinna posiadać. Takie swoiste kompendium może pomóc w rozwiązaniu niejednej trudnej sytuacji, która pojawić się może na tym odpowiedzialnym stanowisku
Szkolenia z tej samej kategorii:
Data i miejsce: 12.06.2012, Bydgoszcz
790 zł
Data i miejsce: 18.06.2012 - 19.06.2012, Katowice
1590 zł
Data i miejsce: 21.06.2012 - 22.06.2012, Katowice
1590 zł
Artykuły z tej samej kategorii:
Szkolenia autora tego artykułu:
- Zaloguj się, by odpowiadać
